Aunque sea increíble de creer, un estudio revela que el 63% de las reuniones no planean una agenda, casi ni están estructuradas, lo que provoca que muchas de las reuniones terminen inconclusas. En este mismo estudio, el 73% de los participantes confirman desviar su atención en la realización de otras tareas durante la reunión.

Parece insólito, dado por la cantidad de herramientas y aplicaciones que poseemos hoy día, que las reuniones no se planeen con eficacia. ¡Imagínate! La gran mayoría de reuniones duran en promedio de 30 a 60 minutos, de los cuales nuestro equipo de trabajo está gastando por asistir a estas reuniones. Lo ideal sería que el tiempo que se invierte se saque el mayor provecho posible.

Lo más importante

• La principal estrategia para tener reuniones eficaces es la planeación estructurada a partir de objetivos y una agenda de tópicos.
• Debemos entender cuando es realmente necesario convocar a una reunión
• Es indispensable saber cuál es el fin de nuestra reunión para establecer objetivos.

Lo que debes saber sobre estrategias para reuniones eficaces

Las reuniones eficaces, dependiendo de su fin, pueden permitir que el equipo de trabajo solvente problemas, aclaren dudas, establezcan un compromiso con todos los participantes y además, proporciona el espacio para que compartan información relevante de los tópicos a tratar. Por ello, te recomendamos que antes de citar a una reunión, te hagas las siguientes preguntas.

¿Qué te indica que necesitas tener una estrategia para tus reuniones?

Usualmente, como organizadores de reuniones, contamos con expectativas que nos llevan a creer que todo asunto amerita discutirse en una reunión. Sin embargo, esta no es la realidad. Muchas veces, los temas pueden abordarse por medio de documentos compartidos donde cada participante puede anotar sus progresos. Ya existen herramientas colaborativas que permiten este intercambio, tal como: Trello, Google Docs o Microsoft Teams.

Sin embargo, es importante destacar, que no todo asunto debe tratarse de manera asincrónica. Hay temas de trabajo que se deben discutir en vivo. Y como el tiempo vale oro, es importante establecer estrategias que nos permitan tanto a nosotros, los hosts, como a los asistentes sacar el mayor provecho de la reunión. Por ende, debes establecer objetivos, una agenda, el tiempo de duración, y saber con exactitud qué deseamos lograr. Para ello, se deben establecer metas que nos permitan evaluar la efectividad de cada reunión, solo así nos daremos cuenta qué tópicos ameritan tratarse de forma sincrónica.

¿Cómo organizar una reunión estratégica?

Para llevar a cabo una reunión y que esta sea eficaz, es importante planearla y estructurarla. Para ello, piensa primero en los temas o tópicos que debes abarcar en la reunión para alcanzar el objetivo de la misma. Así mismo, se debe establecer los tiempos de discusión de cada tema.

Además, debe abordarse únicamente los temas que cumplan con el objetivo, si en medio de la reunión surgen otros puntos de discusión, estos deben abordarse en otro momento. Sin embargo, en casos estrictamente excepcionales, se puede romper la estructura de la reunión, sí el tema tiene que ver con el objetivo final.

¿Cómo escribir un objetivo para una reunión eficaz?

Para definir los objetivos de una reunión es de suma importancia entender cuál es el fin de la misma. Por ejemplo, puede ser que queramos plantear una nueva estrategia, resolver un problema, o simplemente hacer una lluvia de ideas para un tema en específico.

Cuando ya tenemos claro nuestro fin, podemos proceder a escribir los objetivos. Para darnos una idea, citaremos ejemplos para cada uno.

Planeación. Uno de los tipos de reuniones más comunes. Cuando la reunión se centra en el objetivo de planeación, los objetivos se pueden presentar de la siguiente manera:

• Planear las métricas de ventas para el próximo año fiscal.
• Crear un plan que mejore el proceso de selección de candidatos.

Resolución de problemas. Un objetivo de reunión también puede ser la resolución de problemas. Puede ser un problema por el que tu organización esté pasando. Una vez que se llega a la raíz del mismo, se puede citar a una reunión, y entre todos los participantes juntar sus conocimientos para llegar a varias soluciones. Para este tipo de reunión, los objetivos pueden plantearse de la siguiente forma:

• Obtener 5 soluciones potenciales para solventar la falta de presupuesto.
• Encontrar la manera de establecer deadlines más realistas para el equipo.

Lluvia de ideas. Una sesión de lluvia de ideas usualmente surge con el fin de crear nuevos objetivos y una agenda para una siguiente reunión, así nuestro equipo estará mejor preparado para discutir los puntos de interés. Algunos ejemplos para una sesión de lluvias de ideas son:

• Lluvia de ideas, de opciones sobre cómo acortar el ciclo de ventas.
• Venir con ideas nuevas para aumentar las ventas el siguiente año.

Estas son apenas alguno de los diferentes fines que se pueden tener para una reunión, también podemos encontrar: sesión para toma de decisiones o construcción de compromiso del equipo. Recordemos siempre que el objetivo surgirá a partir de una necesidad que tengamos como equipo de trabajo.

¿Qué recursos utilizar como estrategia durante una reunión?

Para lograr que la reunión sea más dinámica, se pueden incluir o adjuntar archivos informativos que permitan apoyar el tópico que se abordará en la reunión. Estos archivos pueden incluirse en la invitación, ya que, así le damos una idea general de los puntos a tratar a cada participante.

Así mismo, es importante que describas cuáles son tus expectativas con tu equipo de trabajo. Por ejemplo, qué temas deberían leer para que se preparen con anticipación o simplemente para que se familiaricen con la información. De esta manera, brindaremos un panorama mucho más claro a todo nuestro equipo de trabajo.

¿Cuál es la duración recomendada para una reunión eficaz?

Es importante, asignar un tiempo estimado, no solo a nivel general, sino también por cada punto de discusión. Elige dedicar el mayor tiempo posible a los tópicos más importantes, los más complejos o los que requieran tiempos extendidos de discusión, como es el caso de la lluvia de ideas.

Se debe ser consciente con el tiempo, y siempre asume que cada punto a tratar tomará un poco más de tiempo de lo establecido, así permites que cada asistente participe durante la reunión y/o haga preguntas pertinentes. Y recuerda que si la discusión comienza a extenderse, debe abordarse fuera de la reunión o reagendar el punto de discusión para otra ocasión.

¿Cuáles son los beneficios de tener reuniones estratégicas?

Las reuniones permiten que los equipos de trabajo se organicen y prioricen tareas. Esto puede permitir que mejoren su productividad a largo plazo. Sin embargo, es primordial que las reuniones sean estructuradas para evitar tiempos muertos.

Así mismo, las reuniones dinámicas permiten mantener el interés de todos los participantes y brindan un espacio de interacción, donde, el equipo de trabajo puede expresar sus inquietudes, dudas, aclarar circunstancias y crear un vínculo de compromiso con cada uno de los participantes.

Tips para reuniones eficaces

Como ya hemos mencionado, es importante establecer objetivos, una agenda, tópicos y tiempos de duración. Sin embargo, hay otros tips eficaces que son importantes a tomar en cuenta.

• Duración. Es crucial iniciar la reunión a tiempo y terminarla a tiempo. Para permitir que nuestro equipo de trabajo retome sus tareas.
• Lista de invitados. No hay que invitar personas que no sean relevantes para la reunión. No hay nada más frustrante que asistir a una reunión donde se discuten tópicos que no guardan relación con el trabajo del que asiste.
• Participación del equipo. La razón por la que se cita a una reunión es para tomar decisiones colaborativas, permite que todos participen y aporten sus ideas.
• Tomar notas. Es esencial tomar apuntes de lo que se discute durante la reunión, para ello, delega este trabajo a uno de los participantes.
• Resumen. Para finalizar, envía un resumen con los apuntes tomados en la reunión, así refuerzas y reafirmas la información discutida.

Infografía ofrecida por Wrike

Conclusión

En el día a día, podemos apalancarnos de herramientas colaborativas, que permitirán el avance eficaz de las tareas. Sin embargo, siempre es primordial abarcar tópicos en reuniones presenciales o sincrónicas, ya que de otra forma, perderíamos el tiempo. Recordemos siempre, que antes de citar a una reunión, debemos preguntarnos, sí es realmente necesario llevarla a cabo. Siendo así, sabremos cuál es el objetivo, cuál es la meta y quiénes pueden aportar efectivamente en el proceso. No olvidemos, en la medida de lo posible, grabar la reunión para quienes no puedan asistir, y a su vez tomar apuntes.

Otro aspecto, que no podemos dejar pasar, es la definición de metas. Consideramos este punto uno de los más importantes, ya que, las metas son las que nos permitirán medir, sí las reuniones están siendo efectivas. Una forma de hacerlo, es a través de una pequeña encuesta o toma de apuntes al finalizar la reunión. Para así también, tomar en cuenta la apreciación final de cada uno de los participantes.

Referencias:

1. Matyszczyk C. [Internet]. Here’s Proof That Most of Your Meetings Are a Waste of Time. inc.com; 2015 [cited 2022Oct19]
Fuente

2. Calvello M. [Internet]. Why Are We Meeting? How to Set Meeting Objectives That Drive Productivity [cited 2022Oct19]
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3. Dagher K. [Internet]. Effective Meeting Strategies: 14 Tips for Efficient Work Meetings [cited 2022Oct19]
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